Anforderungen und Bedarfe treffen neue Rahmenbedingungen

Die Pandemie stellte für eine Vielzahl von Unternehmen eine enorme Herausforderung in Sachen Flexibilität und Umstrukturierung von Arbeitsabläufen dar. Das Streben nach Effizienz und Innovationskraft musste ad hoc in völlig neue Rahmenbedingungen übertragen werden. Sei es in das Homeoffice, in die virtuellen Meetings oder unter Wahrung von Hygiene- und Sicherheitsauflagen vor Ort.

Vor allem die strikten Regelungen für die Arbeit im Office zwingen viele Arbeitgeber, Homeoffice weitgehend zu ermöglichen. Im Umkehrschluss entdecken diejenigen, die zuvor fast nur oder ausschließlich im Büro gearbeitet haben, welche Vor- und Nachteile das Arbeiten zuhause mit sich bringen kann. Doch es wurde eine viel bedeutendere Entwicklung angestoßen, die weit über den ansteigenden Bedarf an Flexibilität hinaus geht.

Auswirkungen der Pandemie auf die Arbeitsumgebung

Die Corona-Krise war vor allem wirtschaftlich eine große Herausforderung für Unternehmen. Es bestand – bei manchen mehr, bei anderen weniger – Handlungszwang. Dabei stand unter anderen im Raum, Flächen ab- oder unterzuvermieten, auf Co-Working-Spaces auszuweichen oder Stellen abzubauen. Unsere Umfrageergebnisse schaffen mehr Transparenz hinsichtlich diskutierter Maßnahmen.

Etwa 40% der befragten Unternehmen diskutieren über Umgestaltung

Die Hälfte der befragten Unternehmen gab an, unter Statuserhalt der Flächen – unter Anpassung der Homeoffice-Vorgaben unverändert weiter agieren zu wollen, mehr als 10% wollen mit Konzepten warten, bis sich die Situation manifestiert.

Bereits 40% der Unternehmen setzen sich aktiv mit der Umgestaltung der Flächen auseinander. Hinzu kommen konkrete Überlegungen zur Reduktion von Flächen und der Anmietung flexibler externen Kontingente.

Diese Entwicklung äußert sich in einem neuen Verständnis der Office-Kultur: bedürfnisorientiert und individuell. Es gibt einen regelrechten Trend flexibler Arbeitsweisen – das Homeoffice-Angebot als Vorreiter.

Das hat sich inzwischen so weit durchgesetzt, dass es für viele Arbeitnehmer ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Arbeitsplatzwahl darstellt. Um zukünftig auch im Büro von der Vielfalt der Mitarbeitenden zu profitieren, bedeutet das für Unternehmen nun, den Fokus bei der Gestaltung der Arbeitsräume auf Attraktivität für den Arbeitnehmer zu legen.

Das kann, wie unsere Umfrage gezeigt hat, ein herausforderndes Vorhaben sein. Die größte Befürchtung ist der Verlust der allgemeinen Effizienz. Diese ist allerdings nur dann berechtigt, wenn die Erwartungen, Ansprüche und Wünsche der Mitarbeiter nie ermittelt wurden oder bei einer zukünftigen Umstrukturierung nicht berücksichtigt würden.

Unternehmen fragen mehrheitlich quantitative Bedarfe ab

Die Mehrheit der Unternehmen gaben an, eine Abfrage zur gewünschten Homeoffice-Quote bei den Mitarbeitenden durchgeführt zu haben. Demnach äußerten etwa die Hälfte der Mitarbeitenden den Wunsch, drei Tage oder mehr zuhause arbeiten zu können. Nur jedes zehnte Unternehmen konnte kaum oder fast gar keinen Bedarf feststellen. Hierzu gilt es allerdings anzumerken, dass die Ausstattung des Arbeitsplatzes unglaublich individuell und nicht für alle Tätigkeitsbereiche zuhause umsetzbar ist.

Weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen hat bereits erhoben, was denn die Gründe sind, das Büro aufzusuchen und welche Erwartungen die Mitarbeitenden damit verbinden.

Die Pandemie, als Ausnahmesituation und gleichzeitigem Katalysator, hat auch bei den Erwartungen an das Büro Spuren hinterlassen. In Zeiten der ständigen Ausgangsregulierungen blickten viele sehnsüchtig auf den persönlichen Austausch im Büro zurück und kamen gegebenenfalls so zu der Erkenntnis, dass der kollaborative Aspekt am Arbeitsplatz von außerordentlicher Wichtigkeit ist. Die höchste Relevanz hat dabei laut Befragung die Planbarkeit von persönlichen Treffen. Soziale Interaktion generell ist selbstredend enorm wichtig. Die Entscheidung, ins Office zu fahren, dabei jedoch im Vorhinein davon abhängig, wen man dort erwartet. Damit werden die Themen Transparenz und Planbarkeit zu wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein belebtes Arbeitsumfeld. Dafür unbedingt notwendig ist eine Büroumgebung, die diesen Bedürfnissen nach Kollaboration und Kommunikation entspricht.

Die Rolle der Unternehmenszentrale in der Zukunft

Mehr als zwei Drittel gaben an, den Unternehmensstandort als Zentrale der Unternehmenskultur, Zugehörigkeit und Kollaboration positionieren zu wollen. Vor allem der Wohlfühlcharakter von den Arbeitsräumen nimmt dabei eine hohe Priorität ein. Letztlich geht es im Kern darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem gerne gearbeitet wird und wo neue Ideen entwickelt werden können.

Welche Entwicklungsbedarfe sehen die Teilnehmenden Unternehmen?

Keine Frage: Agile Methoden gehören in diese Zeit und werden ein wichtiger Faktor zur Bewältigung der Herausforderung im dynamischen Umfeld sein.

Darüber hinaus sind der geschulte Einsatz digitaler Tools und damit gelingende Kommunikation ein wesentliches Thema, dicht gefolgt von Methoden zur Selbstorganisation und Zeitmanagement.

Ein wichtiges Thema, welches jene Unternehmen, die bereits über Multispace nachdenken, auch angemerkt haben: Multispace muss erlernt, geübt und stetig optimiert werden. Die reine Selbsterfahrung innerhalb neuer Arbeitswelten stellt für viele Mitarbeiter eine große Herausforderung und einen bedeutenden Change dar. Bei Umgestaltung der Arbeitswelten auf diese neuen Konzepte ist somit das Enabling der Mitarbeiter ein ausschlaggebender Punkt.

Unser Resumee:

Grundsätzlich ist das Fazit unserer Befragung sehr positiv: Die Pandemie war äußerst zuträglich für die Reflexion der herkömmlichen Strukturen, der unumgängliche ad hoc Einschnitt der Pandemie hat dabei den Weg für die Entwicklung einer modernen und bedürfnisorientierten Arbeitswelt geebnet. Nun ist es an Ihnen und an uns, eine positive Entwicklung zu gestalten.

Die genauen Ergebnisse, unsere Einschätzung und weitere Erkenntnisse haben wir in unserem neuen Whitepaper zusammengefasst!

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