Back to Office & Mitarbeitermotivation aus wirtschaftspsychologischem Standpunkt

mit Lisa, Wirtschaftspsychologin M.Sc. bei der raumagentur

 

Hallo Lisa, kannst Du Dich kurz vorstellen?

„Ja, sehr gerne, ich bin Lisa, habe Wirtschaftspsychologin studiert und beschäftige mich derzeit mit dem Themen Workspace Gestaltung, vor allem in der aktuellen Situation, in der es ja heißt „back to office“.“

Back to Office wird gerade überall diskutiert, aber viele Menschen scheinen gar nicht in die Büros zurückzuwollen, warum ist das so?

„Während der Pandemie wurden in vielen Firmen überhaupt erst die Voraussetzungen geschaffen, dass die Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten können, eben erst weil es aus Sicherheitsgründen zur Pflicht wurde.

Durch das Home Office hat sich die gesamte Wahrnehmung dieser Beschäftigten geändert, in Bezug auf ihre Mobilität und digitale Kommunikationsmöglichkeiten, die vielleicht vorher noch gar nicht oder nicht sehr intensiv im Unternehmen genutzt wurden.“

Was spricht denn gegen die Fahrt ins Office?

„Auch die Vorteile des Zuhause Bleibens für den Einzelnen sind erst durch die Anordnung von Heimarbeit spürbar geworden. Ohne morgendliche Rush Hour und die Notwendigkeit das Haus zur Arbeit verlassen zu müssen, bleibt den Menschen mehr Zeit für andere Dinge im Leben, die ihnen sehr wichtig sind. Sei es eine Sporteinheit, mehr Schlaf oder mehr gemeinsame Zeit mit der Familie, die Arbeit im Home Office ermöglicht ein Plus an Lebensqualität und das macht die Menschen glücklich.“

Was bedeutet das psychologisch betrachtet?

„Diese gestiegene Zufriedenheit wird daher als Gewinn betrachtet und nun soll alles wieder wie vorher werden? Das würde ja bedeuten, man verliert eine dazugewonnene Freiheit und genau dieser empfundene Verlust führt für viele Arbeitnehmer zu einer Aversion, einer deutlichen Abneigung gegenüber der Rückkehr in eine 5-Tage-Bürowoche in ihr altes Büro.“

Gibt es denn auch etwas Negatives zu sagen über Home Office? Aus Sicht der Mitarbeiter?

„Natürlich ist die Arbeit von zuhause auch mit Herausforderungen für den Arbeitnehmer und das Unternehmen verbunden. Zum einen fehlt es oftmals an Büroausstattung und das Fehlen eines separaten schallgeschützten Arbeitszimmers ist gerade in Metropolregionen, wo Wohnraum besonders teuer ist, ein Störfaktor für professionelles und konzentriertes Arbeiten. Viele Beschäftigte berichten von Schwierigkeiten das private Drumherum vom beruflichen zu trennen, nicht nur räumlich nach außen, sondern auch mental nach innen.“

Wie sieht es denn innen bei den Menschen aus?

„Wir Menschen sind soziale Wesen, wir brauchen eine Gemeinschaft und das soziale Miteinander und auch mal das Gegeneinander, um uns wohlzufühlen. Wir brauchen den persönlichen Kontakt zu anderen, um Mimik und Gestik lesen zu können, um ein Lächeln erwidern zu können und genau das wurde uns durch die Coronapandemie genommen.“

Aber wir haben doch gefühlt 100e von Videokonferenzen und Zooms.

„Klar, Videokonferenzen sind ein tolles Medium, um alle Teammitglieder zuzuschalten, aber ein entscheidender Aspekt kann dadurch nicht abgebildet werden: der innere Antrieb, der entsteht, wenn man sich morgens fürs Büro fertig macht, einen physischen Ortswechsel hat und im realen Leben auf seine Kollegen trifft.

Dieser Antrieb bedeutet, ein Mitarbeiter ist motiviert und kommt gerne ins Büro. Hierfür verantwortlich ist ein Zusammenspiel aus extrinsischer Motivation beeinflusst vom Umfeld und unserer höchst eigenen, intrinsischen Motivation.“

Das ist interessant, lass uns noch einmal mehr über die Motivation sprechen. Kannst Du das näher erläutern?

„Extrinsisch motiviert sind Mitarbeiter, die mit den Gegebenheiten im Job an sich zufrieden sind. Der Job erfüllt seinen Zweck, so zum Beispiel stimmt das Gehalt, der Arbeitsweg ist nicht allzu lang und es existieren keine „Bedrohungen“, wie zum Beispiel Sanktionen oder ähnliches.

Intrinsische Motivation hingegen ist die Motivation aus der Tätigkeit und deren wirken heraus. Die Tätigkeit bereitet Freude und erfüllt den Mitarbeiter. Die drei wesentlichen Aspekte für intrinsische Motivation sind „erlebte Kompetenz, Autonomie und Zugehörigkeit“. Und gerade Themen wie „Identifikation mit dem Unternehmen“ und „gefühlte Zugehörigkeit“, lassen sich im Office besser erleben als Zuhause vor dem Computer. Das bedeutet allerdings auch, dass das Unternehmen sorgsam darauf achten sollte, dass das Büro auf die Erfüllung dieser Anforderungen ausgerichtet und gestaltet ist.“

Ist das Deine Meinung oder bestätigen dies auch Kollegen? Und was bedeuten Deine Ausführungen für die Teams?

„Es gibt zahlreiche Studien zum Thema Kreativität und Teamarbeit. Aus den Ergebnissen wird deutlich, dass Aktivitäten wie Brainstorming und Design Thinking nur dann als positiv und erfolgreich bewertet wurde, wenn es in persönlicher Präsenz stattfindet. Außerdem weiß man, dass Konflikte oftmals durch einen Mangel an Kommunikation entstehen. Die Arbeit aus dem Home Office stellt dabei eine zusätzliche Hürde dar. Wenn man mit Kollegen etwas besprechen möchte, kann man sie nicht zufällig in der Küche treffen oder beim gemeinsamen Mittagessen eine Idee weiterentwickeln. Es gibt keine spontanen Begegnungen mehr, da man ja zuhause sitzt und eh aufgrund der Coronamaßnahmen in den letzten Monaten kaum Gelegenheiten hatte, sich in der Öffentlichkeit oder im Café zu treffen. Dass man die Kollegin extra anrufen oder eine Email schicken muss, erfordert ein bewusstes gezieltes Aktivwerden und ist oft begleitet von Bedenken jemanden zu stören, oder sogar als zu nervig rüberzukommen und wird daher tendenziell eher vermieden.“

Und was bedeutet das nun konkret für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens?

„Es bedeutet, dass durch die ausschließliche Arbeit im Home Office einige wichtige Interaktionen zwischen Büroangestellten nicht mehr ausreichend stattfinden. Damit ist nicht gemeint, dass Home Office und Remote Work insgesamt nicht sinnvoll sind, keineswegs, sondern dass es aufgaben- und tätigkeitsabhängig ist, wie viel Zeit man im Office verbringen sollte, um dort mit Kollegen und Vorgesetzten eine vertrauensvolle soziale Beziehung aufzubauen und diese kontinuierlich weiterentwickeln zu können.“

Das wirkt sich ja auch ganz stark auf Führung aus. Transformationsorientierte Führung, also die im Wandel, in dem wir uns ja ohne Zweifel befinden, wird immer mehr diskutiert. Obwohl es die ja eigentlich schon so lange gibt. Wie fühlt es sich aktuell für Führungskräfte an, in diesem Umfeld zu arbeiten?

„Für Führungskräfte ist es schwierig digital für ihre Mitarbeiter da zu sein. Gerade in Unternehmen, die bislang wenig agil und viel offline gearbeitet haben, stellt der urplötzliche Umstieg auf Remote-Arbeit ein Erfolgsrisiko dar und kann langfristig zum Leistungsabfall ganzer Abteilungen führen. Dies wirkt sicherlich auf die Zufriedenheit der Führungskräfte. Die Abwesenheit persönlicher Interaktion und das nicht-gelingen einer so schnellen Umstellung auf digitale Beziehungen wirkt sich wiederum auf die Zufriedenheit aller Mitarbeiter aus und kann Konflikte, Umsatzeinbußen und Kündigungen zur Folge haben.“

Was kann man nun tun, um diesem Leistungsabfall entgegenzuwirken und Mitarbeiter zu animieren wieder ins Büro zu kommen?

„Hierfür muss bei den Bedürfnissen der Mitarbeiter angesetzt werden, denn einfach anzuordnen, dass alle wieder ins Büro kommen müssen, zerstört das Vertrauen ins Unternehmen und schwächt die Mitarbeiterloyalität. Die Verbundenheit zum Unternehmen muss also bestärkt werden und der Mehrwert der gemeinschaftlichen Arbeit an einem Ort muss den Mitarbeitern vor Augen geführt werden.“

Was braucht es denn konkret?

„Dafür braucht es weit mehr als kostenlosen Kaffee oder einen neuen bequemen Stuhl. Hier beginnt ein neuer Transformationsprozess im Unternehmen: Das Arbeiten im Büro muss attraktiver sein als der Arbeitsplatz zuhause oder im Café um die Ecke. Es gilt die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfragen, sie zu sammeln und ein neues Konzept zu entwickeln – das Büro der Zukunft. Ein Ort mit Wohlfühlatmosphäre, wo man für jede Aufgabe den passenden Arbeitsplatz vorfinden, sich diesen reservieren und nach Bedarf wieder wechseln kann. Solch ein multispace Bürokonzept erfordert vor allem eines: gute Führung. Denn nur wenn diese agile Arbeitsplatzgestaltung von vorneherein in die Unternehmenskultur eingebettet und von Führungskräften vorgelebt wird, können alle Mitarbeiter diese Veränderung verstehen und akzeptieren.“

Wie sieht ein solches Büro der Zukunft aus?

„Ein zukunftsfähiges Raumkonzept bedeutet, man findet für jede Aufgabe, jede Tätigkeit einen passenden Ort. Hierbei wird -vielleicht sogar- den Mitarbeitern die Verantwortung übertragen selbst zu entscheiden wo sie wann arbeiten möchten. Das bedeutet zum einen, dass -vielleicht sogar- keine festen Schreibtische mehr zugewiesen werden, zum anderen auch, dass Möbel flexibel nutzbar und am besten immer auch beweglich sein sollten, um diese je nach Bedarf einstellen zu können.“

Es scheint also viele Optionen zu geben. Wie entscheidet der Arbeitgeber, was er tun soll?

„Hierfür sollte im Vorfeld eine ausführliche Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Nur mit dem Wissen über den tatsächlichen Nutzfaktor und bisherige Engpässe aus den einzelnen Abteilungen kann ein praktisches und damit für die Mitarbeiter zufriedenstellendes Raumkonzept entwickelt werden. In Zusammenarbeit mit erfahrenen Interior Designern können praktikable Büroflächen optisch ansprechend gestaltet werden. Wir kennen das von zuhause: Vor dem Einzug ist alles kahl und ungemütlich und nur durch bewusst gesetzte optische Reize wie z.B. Pflanzen und persönliche Deko wird eine Wohnung heimisch. Wirkt die Büroeinrichtung inspirierend anstatt steril und puristisch, fühlen sich ihre Mitarbeiter wohl und sind sie gerne vor Ort bei der Arbeit.

Wir haben nun die aktuelle Situation vorwiegend aus Sicht der Mitarbeiter betrachtet. Das ist auch gut so, weil der Mensch immer mehr im Mittelpunkt steht – und oft das „knappe Gut“ im Unternehmen ist. Aber was ist mit den Unternehmen? Ich möchte am Ende noch einmal kurz die Sicht des Unternehmers einnehmen. Es ist erwiesen, dass Innovationsfähigkeit und Know-how-Transfer nur face-to-face richtig gut funktionieren. Es muss also ein direktes Ziel der Unternehmen sein, die Menschen wieder ins Office zu bekommen.

Wenn wir all dies in Betracht ziehen, die konkreten Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigen und die Sicht des Unternehmens addieren, werden wir mega erfolgreich in unsere Büros zurück kommen – wenn auch nicht jeden Tag.“

 

Vielen Dank Lisa!

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